Заверение копий и подписи у нотариуса

Что именно заверяет нотариус

В быту всё это называют «заверить у нотариуса», но в законе это разные нотариальные действия с разными правилами и ценой (глава XIII Основ законодательства о нотариате):

Отсюда главное практическое следствие: заверенная копия договора не делает сам договор нотариальным, а заверенная подпись на заявлении не означает, что нотариус проверил, правду ли вы написали. Если нужна проверка законности сделки, это уже удостоверение сделки — например, договора купли-продажи недвижимости или договора дарения.

Как заверить копию документа у нотариуса: пошагово

1. Уточните требования того, кто просит копию. Спросите в организации или консульстве, нужна ли именно нотариальная копия, сколько экземпляров, со всех ли страниц и нужен ли перевод или апостиль. Это сэкономит повторный визит.
2. Возьмите оригинал и паспорт. Без оригинала нотариус копию не заверит: он сверяет копию именно с подлинником. Паспорт нужен, потому что каждое нотариальное действие регистрируется в реестре на конкретного человека.
3. Выберите нотариуса. Подойдёт любая контора — копии не привязаны к месту жительства. Удобнее всего найти ближайшего нотариуса по геолокации; в субботу помогут нотариусы, работающие в выходные. Записываться на копии обычно не обязательно, но при большом объёме лучше позвонить заранее.
4. Передайте оригинал. Копию, как правило, делает сама контора. Принесённую ксерокопию нотариус может принять, если она читаемая и полностью совпадает с оригиналом, но многие предпочитают сделать копию сами.
5. Нотариус сверяет и оформляет копию. Многостраничную копию прошивают, листы нумеруют и скрепляют печатью; на копии ставится удостоверительная надпись с датой, номером в реестре, подписью и печатью нотариуса.
6. Оплатите и проверьте результат. До ухода сверьте ФИО, номера и даты в копии и посчитайте листы. Оригинал возвращается вам.

Если документ большой и копия нужна из одной его части, спросите о выписке — она дешевле, но допустима не всегда (об этом ниже).

С каких документов можно снять заверенную копию, а с каких нет

Нотариус свидетельствует верность копий документов, выданных органами власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами (ст. 77 Основ). То есть заверить можно и паспорт, и диплом, и договор, и расписку, и решение суда. Ограничения связаны не с видом документа, а с его состоянием и происхождением.

Документ с исправлениями или повреждениями

Нотариус не принимает документы с подчистками, приписками, зачёркнутыми словами и иными неоговорёнными исправлениями, написанные карандашом или легко удаляемыми чернилами, а также нечитаемые (ст. 45 Основ). Многостраничный документ должен быть скреплён так, чтобы не было сомнений в его целостности: если сшивка распалась или листы явно переставлены, в копии откажут. Исключение — несущественный недостаток, который не влияет на цель, ради которой нужна копия: такой документ нотариус вправе принять.

Если в трудовой книжке или свидетельстве есть исправление, оно должно быть оговорено так, как положено для этого документа: запись «исправленному верить», подпись и печать организации. Неоговорённую правку исправляет орган или работодатель, выдавший документ, а не нотариус.

Копия с копии

Заверить копию, снятую с другой копии, можно, но только если эта исходная копия уже засвидетельствована нотариально или в ином установленном законом порядке (ст. 79 Основ). Например, копию с нотариальной копии диплома нотариус сделает. А копию с простой ксерокопии или со скана, распечатанного на принтере, — нет: удостоверительная надпись в этом случае ничего бы не подтверждала.

Документы, выданные за границей

Иностранные документы нотариус принимает при условии их легализации или апостиля, если иное не предусмотрено международным договором России (ст. 106 Основ). Для документа на иностранном языке обычно нужен ещё и нотариальный перевод. Поэтому копию иностранного паспорта или диплома часто делают вместе с нотариальным переводом.

Когда копия нотариуса бесполезна

Если организация требует оригинал (например, при личной подаче документов в некоторых процедурах), нотариальная копия его не заменит. А часть документов закон разрешает заверять не нотариусу, а самой организации, — об этом в разделе о том, когда можно обойтись без нотариуса.

Копия паспорта, трудовой книжки, диплома и свидетельства

Копия паспорта

Это самый частый запрос, и да, нотариус заверяет копию паспорта. Нужен сам паспорт; приходит его владелец или другой человек с оригиналом. Копия должна воспроизводить документ полностью, поэтому обычно копируют все страницы, включая незаполненные. Если организации нужны только страницы с фото и регистрацией, уточните у неё письменно, примет ли она такую копию, и предупредите нотариуса. Цена считается постранично: 20 страниц — это 200 ₽ федеральной части плюс региональная плата за каждую страницу.

Копию паспорта, выданного за границей, нотариус свидетельствует вместе с нотариальным переводом. Перевести паспорт в электронный документ у нотариуса нельзя: равнозначность электронного документа для документов, удостоверяющих личность, закон не допускает (ст. 103.8 Основ).

Копия трудовой книжки

Пока вы работаете, бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Заверенную копию в этом случае выдаёт сам работодатель — не позднее трёх рабочих дней после письменного заявления и бесплатно (ст. 62 ТК РФ). Для банков и визовых центров такой копии обычно достаточно. К нотариусу с трудовой книжкой идут, когда она на руках — после увольнения или для пенсионных дел, — и когда организация прямо требует нотариальную копию. Если в книжке есть вкладыш, копируют и его.

Копия диплома и аттестата

Диплом обычно копируют вместе с приложением с оценками: это два листа одного документа, и многие вузы и работодатели за рубежом принимают только полный комплект. Цена — по числу страниц копии. Для выезда за границу к копии часто добавляют нотариальный перевод и апостиль. Апостиль можно поставить на сам диплом или на нотариальную копию — это разные органы и разные сроки (см. раздел об апостиле).

Свидетельство о рождении, браке, разводе

Копии свидетельств ЗАГС заверяют так же, как любые другие документы. Учтите: копия не заменяет повторное свидетельство. Если оригинал утерян, нотариус копию не сделает — сначала получите повторное свидетельство в ЗАГС. Копии свидетельств о рождении часто нужны вместе с согласием на выезд ребёнка за границу.

Копии договоров, доверенностей и учредительных документов

Копию договора, решения суда или доверенности можно засвидетельствовать на общих основаниях. Копию нотариальной доверенности делают, когда оригинал нужно оставить у себя, а в организацию отдать копию. Для копий учредительных документов организаций в НК РФ предусмотрен отдельный размер пошлины, поэтому заранее уточните цену у нотариуса.

Выписка из документа: когда её можно заверить

Выписка — это часть документа, перенесённая дословно. Нотариус свидетельствует её верность только при двух условиях (ст. 77 Основ):

• в исходном документе решаются несколько отдельных вопросов, не связанных между собой (например, протокол собрания с разными пунктами повестки);
• выписка воспроизводит полный текст той части, которая относится к нужному вопросу, без сокращений и пересказа.

Сделать выписку из паспорта или из договора с одним предметом не получится: там нет отдельных несвязанных вопросов. Выписка оплачивается так же, как копия, — 10 ₽ федеральной части за страницу, поэтому выгодна для толстых протоколов и решений.

Как заверить подпись у нотариуса

Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус подтверждает, что документ подписал конкретный человек (ст. 80 Основ). Порядок простой:

1. подписант лично приходит с паспортом — отправить вместо себя родственника нельзя;
2. приносит заполненный, но не подписанный документ;
3. расписывается в присутствии нотариуса;
4. нотариус ставит удостоверительную надпись и регистрирует действие в реестре.

Если документ уже подписан дома, многие нотариусы попросят распечатать его заново. Если подписантов несколько, приходят все — сразу или по очереди.

Заявления в ЕГРЮЛ и ЕГРИП: Р11001, Р13014 и другие

Подпись заявителя на заявлениях о регистрации юрлица, ИП и изменений в ЕГРЮЛ по общему правилу заверяется нотариально (п. 1.2 ст. 9 ФЗ № 129-ФЗ). Без нотариуса можно обойтись, если:

• документы о создании юрлица (Р11001) или о регистрации и прекращении деятельности ИП подаются лично заявителем в налоговую или МФЦ с паспортом;
• документы направляются в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Для заявления об изменениях (Р13014) личная подача без нотариуса в этот перечень не входит, поэтому при подаче на бумаге подпись свидетельствуют у нотариуса. По заявлениям о создании юрлица, регистрации ИП и о смене руководителя нотариус сам отправляет документы в налоговую в электронном виде — не позднее окончания рабочего дня (ст. 80 Основ). Федеральная часть тарифа здесь — 200 ₽ с каждого подписанта.

Банковская карточка с образцами подписей

Карточку с образцами подписей и оттиска печати для расчётного счёта во многих банках оформляют сами сотрудники банка. Если банк просит нотариальное свидетельствование, тариф такой же, как для заявлений о регистрации юрлиц: 200 ₽ федеральной части с каждого лица.

Заявления в Росреестр, анкеты, письма

Подпись можно засвидетельствовать на заявлении, анкете, согласии, письме в иностранную организацию. Если это заявление о кадастровом учёте или регистрации прав, нотариус в течение двух рабочих дней сам отправляет его с приложениями в Росреестр заказным письмом (ст. 80 Основ).

На договоре подпись не заверяют

Свидетельствовать подпись на документе, который представляет собой содержание сделки, нельзя, если закон прямо не предусматривает иного (ст. 80 Основ). Просьба «заверить подписи на договоре купли-продажи» — частая ошибка: если нужна нотариальная форма, договор удостоверяют целиком, с проверкой сторон и предмета, и тариф там другой.

Согласие супруга — это не заверение подписи

Для продажи или залога общего имущества, если сделка требует нотариального удостоверения или госрегистрации, нужно нотариально удостоверенное согласие второго супруга (п. 3 ст. 35 СК РФ). Нотариус удостоверяет само согласие: выясняет волю супруга, проверяет брак и описание имущества. Это отдельное нотариальное действие со своим тарифом, а не свидетельствование подписи за 100 ₽. Если вы заранее оформили брачный договор с раздельным режимом, согласие на сделку с имуществом, которое по договору принадлежит одному из супругов, не требуется.

Нотариальный перевод документов

Нотариальный перевод нужен, чтобы документ на одном языке приняли в стране или организации, работающей на другом: российские документы для выезда, иностранные — для госорганов в России. Закон допускает два способа (ст. 81 Основ).

Переводит сам нотариус

Если нотариус владеет обоими языками, он сам свидетельствует верность перевода. Так бывает редко, зато перевод можно получить и удалённо: готовый электронный документ направляется заявителю в порядке удалённых нотариальных действий.

Переводит переводчик, нотариус свидетельствует его подпись

Это основной способ. Переводчик готовит перевод, приходит к нотариусу с паспортом и документами, предусмотренными Регламентом совершения нотариальных действий, и подписывает перевод при нотариусе. Нотариус проверяет личность и документы переводчика и свидетельствует подлинность его подписи. Проверка документов переводчика не требуется, если перевод сделан с одного языка народов России на другой.

Как это выглядит на практике:

1. вы приносите оригинал в бюро переводов, где есть переводчик, работающий с нотариусом;
2. с оригинала снимают нотариальную копию;
3. к копии подшивают перевод, переводчик подписывает его у нотариуса;
4. вы получаете единый прошитый документ: копия, перевод и удостоверительные надписи.

Из чего складывается цена: работа переводчика (её устанавливает бюро, нотариальный тариф её не регулирует), свидетельствование подписи переводчика и копия исходного документа по 10 ₽ федеральной части за страницу. Если перевод делает сам нотариус, федеральная часть — 100 ₽ за страницу перевода. К каждой федеральной части добавляется региональная плата.

Нотариальный перевод паспорта, свидетельства о рождении и диплома — самые частые заказы. Иностранцам он нужен для миграционных процедур и патентов, россиянам — для документов за рубежом. Проверьте, требует ли принимающая сторона ещё и апостиль: его ставят на нотариальный документ уже после перевода.

Электронная копия у нотариуса и бумажная копия электронного документа

Нотариус умеет переводить документы из бумаги в электронный вид и обратно с сохранением юридической силы. Это не то же самое, что скан: результат подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Из бумаги в электронный документ (ст. 103.8 Основ)

Нотариус делает электронный образ бумажного документа и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью. Такой файл имеет ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал. Это удобно, когда документ нужно подать в суд, госорган или зарубежную организацию в электронном виде.

Ограничения: так нельзя оформить документы, удостоверяющие личность (паспорт), и сделки, заключённые в простой письменной форме. Федеральная часть тарифа — 50 ₽ за каждую страницу бумажного документа.

Из электронного документа в бумажный (ст. 103.9 Основ)

Обратная задача: у вас есть электронный документ, а организация принимает только бумагу. Нотариус распечатает его и удостоверит, что бумажная версия равнозначна электронной. Условие — документ подписан квалифицированной электронной подписью, которую нотариус проверяет. Так можно получить бумажный экземпляр, например, электронной выписки, подписанной электронной подписью выдавшего её органа. Документ с простой подписью или без подписи (обычный PDF, скриншот) для этого не подходит. Тариф — тоже 50 ₽ за страницу бумажного документа.

Апостиль: кто ставит и когда он нужен

Апостиль — штамп, который подтверждает подлинность подписи и печати на российском официальном документе для стран — участниц Гаагской конвенции. Сам нотариус апостиль не ставит. Это делают государственные компетентные органы, перечень которых утверждает Правительство (ФЗ № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах»):

• на нотариальные документы — копии, переводы, доверенности, согласия — апостиль ставит территориальный орган Минюста России (управление Минюста по региону);
• на свидетельства ЗАГС — органы ЗАГС субъекта;
• на документы об образовании — уполномоченные органы в сфере образования;
• на справки о несудимости — МВД;
• на архивные документы — архивные органы.

Срок проставления апостиля — не более пяти рабочих дней; если органу нужен запрос для проверки, срок продлевают до 30 рабочих дней, а для документов об образовании он может доходить до 45 рабочих дней (ст. 6 ФЗ № 330-ФЗ). Госпошлина — 2 500 ₽ за каждый документ (подп. 48 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

Типичная схема для диплома: нотариальная копия диплома, нотариальный перевод, затем апостиль в управлении Минюста на нотариальный документ. Апостиль на оригинал диплома ставят дольше и в другом органе. Какой вариант нужен, решает принимающая сторона, поэтому спросите её заранее. Для стран, не участвующих в конвенции, вместо апостиля нужна консульская легализация, а со многими странами СНГ у России действуют договоры, по которым апостиль не требуется.

Сколько стоит заверить копию, подпись и перевод

Нотариус, работающий в частной практике, берёт тариф из двух частей. Федеральная часть одинакова по всей России и установлена законом (ст. 22.1 Основ, ст. 333.24 НК РФ). Вторую часть — плату за услуги правового и технического характера — ежегодно устанавливает нотариальная палата субъекта РФ, поэтому итоговая сумма в Москве и, скажем, в Казани различается. Точную стоимость нотариус обязан назвать до начала действия.

Инвалиды I и II группы получают скидку 50%. Региональная плата начисляется отдельно и обычно тоже постранично для копий, поэтому именно она составляет основную часть суммы.

Примеры расчёта федеральной части

• Копия паспорта, 20 страниц: 20 × 10 ₽ = 200 ₽ плюс региональная плата за 20 страниц.
• Копия диплома с приложением, 3 страницы: 3 × 10 ₽ = 30 ₽ плюс региональная плата.
• Подпись на заявлении Р13014 для ООО: 200 ₽ плюс региональная плата.
• Нотариальный перевод паспорта через переводчика: копия паспорта 200 ₽ + подпись переводчика 100 ₽ = 300 ₽ федеральной части, плюс региональная плата и оплата переводчика.
• Копия паспорта на дому у пожилого человека: 200 ₽ × 1,5 = 300 ₽ плюс региональная плата и выезд. Как вызвать нотариуса, описано на странице нотариус на дом.

Федеральную часть для любой комбинации действий можно быстро посчитать в калькуляторе нотариального тарифа, а региональную уточните у выбранного нотариуса — в каталоге есть телефоны контор, например нотариусов Москвы и Санкт-Петербурга.

Сроки: сколько времени займёт заверение

Срок действия заверенной копии законом не ограничен: она действует, пока действует оригинал. Но многие организации — банки, консульства, вузы — принимают копии не старше определённого срока, например трёх или шести месяцев. Это их внутреннее правило, поэтому уточните его до визита к нотариусу.

Частые ошибки и причины отказа

• Нет оригинала. Скан, фото в телефоне или ксерокопия оригинал не заменяют.
• Неоговорённые исправления и ветхий документ. Нотариус откажет, если исправление может повлиять на смысл документа (ст. 45 Основ).
• Копия с незаверенной копии. Сделать её нельзя (ст. 79 Основ).
• Подписант не пришёл сам. Подпись свидетельствуется только при личном присутствии того, кто расписывается.
• Документ уже подписан. Его могут попросить распечатать заново и подписать при нотариусе.
• Просьба заверить подпись на договоре. Для сделок есть удостоверение, а подпись на содержании сделки не свидетельствуют.
• Ошибки в бланке Р11001 или Р13014. Нотариус не отвечает за содержание, но налоговая откажет в регистрации. Проверьте коды ОКВЭД, адрес и паспортные данные до визита.
• Иностранный документ без апостиля и перевода. Сначала легализация или апостиль в стране выдачи и перевод, затем копия.
• Попытка сделать электронную копию паспорта. Для удостоверяющих личность документов это запрещено (ст. 103.8 Основ).

Если нотариус отказывает, вы вправе попросить изложить причины отказа письменно (ст. 48 Основ) и обжаловать отказ в суде.

Нужен ли нотариус: когда хватит заверения организацией

Нотариальная копия — не единственный вид заверенной копии. Во многих случаях достаточно копии, заверенной организацией, или личного предъявления оригинала:

Правило простое: если в требованиях организации написано «нотариально заверенная копия», нужен нотариус; если просто «заверенная копия», сначала спросите, примут ли копию, заверенную работодателем или учреждением, — это бесплатно. Для наследственных дел нотариусу, который ведёт наследство, обычно приносят оригиналы, а копии делают в той же конторе. Найти контору в своём городе можно в каталоге — от Екатеринбурга до Казани.